Menangani penerimaan tamu, check-in/check-out kamar, dan memberikan informasi tentang fasilitas hotel serta tempat wisata lokal.
Fungsi Jabatan
Memberikan sambutan yang hangat kepada tamu, memberikan bantuan dan informasi yang dibutuhkan, menanggapi pertanyaan dan keluhan dengan profesional, serta memastikan pengalaman menginap yang menyenangkan dan tanpa masalah bagi tamu.
Standar Prosedur Operasional
Tujuan Utama: Memberikan pelayanan resepsionis yang profesional dan ramah kepada tamu hotel untuk memastikan pengalaman menginap yang menyenangkan dan tanpa masalah.
Tanggung Jawab Pokok:
- Penerimaan Tamu:
- Menangani penerimaan tamu dengan ramah dan menyambut mereka saat kedatangan.
- Memberikan informasi awal tentang hotel, fasilitas yang tersedia, serta informasi tentang tempat wisata lokal dan atraksi.
- Check-in/Check-out:
- Memproses check-in tamu dengan efisien, mengambil informasi yang diperlukan, dan memberikan kunci kamar.
- Menangani proses check-out dengan menghitung tagihan akhir tamu, menerima pembayaran, dan mengurus proses pengembalian kunci.
- Pelayanan Informasi:
- Menjawab telepon dan memproses reservasi melalui telepon, website atau email dengan akurat.
- Memberikan informasi kepada tamu tentang fasilitas hotel, layanan yang tersedia, dan arahan atau rekomendasi untuk tempat wisata lokal.
- Penanganan Keluhan:
- Menanggapi keluhan tamu dengan profesional, mencari solusi yang memuaskan, dan melaporkan masalah kepada manajemen jika diperlukan.
- Memastikan bahwa semua keluhan ditangani dengan cepat dan efisien untuk meningkatkan kepuasan tamu.
- Administrasi Front Office:
- Menjaga kebersihan dan keteraturan area resepsionis dan area depan hotel.
- Melakukan tugas administratif seperti pengisian formulir check-in/check-out, pembuatan faktur, dan pencatatan reservasi.
Prosedur Teknis:
- Check-in/Check-out:
- Memastikan bahwa semua dokumen yang diperlukan oleh tamu telah diisi dengan benar dan lengkap.
- Memproses pembayaran dengan sistem yang digunakan oleh hotel dan memberikan resi pembayaran kepada tamu.
- Pengetahuan Hotel:
- Memahami dengan baik layout hotel, fasilitas yang ada, dan prosedur operasional yang berlaku.
- Terus memperbarui informasi tentang acara khusus, promosi hotel, dan kegiatan lokal yang relevan.
- Keterampilan Komunikasi:
- Berkomunikasi dengan jelas dan efektif baik secara lisan maupun tertulis.
- Menjaga komunikasi yang baik dengan tim internal hotel dan departemen terkait untuk menjaga kelancaran operasional.
Kualifikasi:
- Pengalaman kerja di bidang resepsionis atau customer service di industri perhotelan diutamakan.
- Kemampuan untuk berkomunikasi dalam bahasa Inggris dan bahasa lokal.
- Keterampilan multitasking yang baik dan kemampuan untuk bekerja di bawah tekanan.
- Pendidikan minimal SMA atau setara.
Catatan Tambahan: Resepsionis Hotel adalah wajah pertama dan terakhir yang dilihat tamu saat mereka menginap. Mereka harus memiliki sikap yang ramah, keterampilan organisasi yang baik, dan kemampuan untuk menangani situasi yang mungkin timbul dengan tamu secara profesional.