Memberikan dukungan administratif kepada departemen produksi atau operasional.
Fungsi Jabatan
Menangani dokumen produksi, menyusun laporan produksi, memproses pesanan, mengatur jadwal produksi, serta mengkoordinasikan komunikasi internal antara departemen terkait.
Standar Prosedur Operasional
Tujuan Utama: Memberikan dukungan administratif yang efektif kepada departemen produksi atau operasional untuk memastikan kelancaran proses produksi perusahaan.
Tanggung Jawab Pokok:
- Dukungan Administratif:
- Menyediakan dukungan administratif yang komprehensif kepada departemen produksi.
- Mengelola dokumen produksi seperti rencana produksi, spesifikasi produk, dan dokumen terkait lainnya.
- Penyusunan Laporan Produksi:
- Menyusun laporan produksi harian, mingguan, atau bulanan berdasarkan data yang terkumpul dari bagian produksi.
- Memastikan laporan produksi akurat dan tepat waktu untuk keperluan manajemen.
- Pemrosesan Pesanan:
- Memproses pesanan dari departemen penjualan atau pelanggan untuk memastikan permintaan produksi terpenuhi.
- Melakukan penjadwalan produksi berdasarkan kapasitas dan persyaratan produksi yang ada.
- Pengaturan Jadwal Produksi:
- Mengatur jadwal produksi berdasarkan prioritas, kapasitas mesin, dan ketersediaan bahan baku.
- Memastikan jadwal produksi yang efisien untuk memenuhi target produksi perusahaan.
- Koordinasi Komunikasi Internal:
- Mengkoordinasikan komunikasi antara departemen produksi dengan departemen terkait seperti gudang, pengadaan, dan pengiriman.
- Memastikan informasi produksi yang diperlukan tersampaikan dengan tepat dan tepat waktu.
Prosedur Teknis:
- Manajemen Dokumen Produksi:
- Mengelola dan memelihara dokumen produksi seperti spesifikasi produk, rencana produksi, dan catatan produksi.
- Menyimpan dokumen produksi dengan rapi dan aman sesuai dengan kebijakan perusahaan.
- Penyusunan Laporan Produksi:
- Mengumpulkan data produksi dari berbagai departemen atau unit kerja terkait.
- Mengolah data menjadi laporan produksi yang informatif dan relevan untuk evaluasi kinerja produksi.
- Pemrosesan Pesanan:
- Menerima pesanan produksi dari departemen penjualan atau pelanggan.
- Memproses pesanan secara sistematis dan mengkoordinasikan dengan departemen produksi untuk memenuhi permintaan.
- Pengaturan Jadwal Produksi:
- Menganalisis kapasitas produksi dan kebutuhan bahan baku untuk menetapkan jadwal produksi yang optimal.
- Mengadaptasi jadwal produksi sesuai dengan perubahan permintaan atau kondisi produksi.
- Komunikasi Internal:
- Berkomunikasi secara efektif dengan departemen terkait untuk memastikan koordinasi yang baik dalam hal produksi.
- Menanggapi permintaan informasi atau perubahan yang mempengaruhi produksi secara tepat waktu.
Kualifikasi:
- Pengalaman kerja di bidang administrasi produksi atau operasional diutamakan.
- Kemampuan organisasi yang baik dan ketelitian dalam mengelola dokumen dan jadwal produksi.
- Keterampilan komunikasi yang baik dan kemampuan untuk bekerja dalam tim.
- Pendidikan minimal Diploma atau setara dalam bidang terkait.
Catatan Tambahan: Administrasi Produksi memainkan peran penting dalam mendukung efisiensi dan kelancaran operasional departemen produksi. Diperlukan seseorang yang dapat bekerja secara detail, memiliki kemampuan multitasking yang baik, dan mampu beradaptasi dengan perubahan dalam lingkungan kerja produksi.