Penerjemahan dan komunikator dengan Bahasa Inggris atau Indonesia dalam pertemuan dengan rekan bisnis asing, baik secara langsung maupun virtual.
Fungsi Jabatan
Mendukung komunikasi bisnis yang efektif, membantu dalam negosiasi, presentasi proyek, dan diskusi strategis dengan menerjemahkan Bahasa Inggris – Indonesia atau sebaliknya, sehingga mencapai kesepahaman yang jelas.
Standar Prosedur Operasional
- Tujuan
Mendukung komunikasi bisnis yang efektif dalam pertemuan dengan rekan bisnis asing, baik secara langsung maupun virtual, dengan menterjemahkan Bahasa Inggris – Indonesia atau sebaliknya sehingga mencapai kesepahaman yang jelas.
- Tanggung Jawab Utama
- Penerjemah Oral: Melakukan penerjemahan simultan atau konsekutif dari Bahasa Inggris ke Bahasa Indonesia atau sebaliknya selama pertemuan dengan rekan bisnis berlangsung.
- Penyelenggara Pertemuan: Menyediakan informasi lengkap mengenai agenda pertemuan dan materi yang akan dibahas, serta fasilitas dan peralatan yang diperlukan untuk mendukung penerjemahan.
- Peserta Pertemuan: Menggunakan layanan penerjemahan dengan mengikuti petunjuk dan arahan dari penerjemah dan penyelenggara pertemuan.
- Prosedur Teknis
Persiapan Sebelum Pertemuan
- Pengumpulan Informasi:
- Penyelenggara pertemuan mengumpulkan informasi lengkap mengenai pertemuan, termasuk agenda, daftar peserta, dan materi presentasi.
- Informasi tersebut diserahkan kepada penerjemah setidaknya satu minggu sebelum pertemuan berlangsung.
- Briefing Penerjemah:
- Melakukan briefing dengan penerjemah untuk menjelaskan detail pertemuan, tujuan, dan istilah-istilah khusus yang mungkin digunakan.
- Penerjemah melakukan riset tambahan jika diperlukan untuk memahami konteks dan materi pertemuan.
- Pengecekan Peralatan:
- Penyelenggara pertemuan memastikan ketersediaan dan berfungsinya peralatan penerjemahan, seperti headset, mikrofon, dan sistem audio.
- Penerjemah melakukan tes peralatan setidaknya satu hari sebelum pertemuan untuk memastikan semuanya berfungsi dengan baik.
Saat Pertemuan Berlangsung
- Penerjemahan Simultan:
- Penerjemah bekerja dengan menggunakan headset dan mikrofon.
- Penerjemah mendengarkan pembicara dan secara simultan menerjemahkan ucapan mereka ke dalam bahasa target.
- Peserta pertemuan menggunakan headset untuk mendengarkan terjemahan.
- Penerjemahan Konsekutif:
- Penerjemah berada di dekat pembicara dan mendengarkan ucapan mereka dalam segmen-segmen singkat.
- Setelah pembicara berhenti, penerjemah menyampaikan terjemahan dalam bahasa target.
- Proses ini berulang sepanjang sesi pertemuan.
- Manajemen Waktu:
- Penerjemah menjaga waktu penerjemahan agar sesuai dengan durasi yang ditetapkan oleh penyelenggara pertemuan.
- Penerjemah bekerja sama dengan pembicara dan moderator untuk memastikan kelancaran alur pertemuan.
Setelah Pertemuan
- Evaluasi:
- Penyelenggara pertemuan dan penerjemah melakukan evaluasi pasca pertemuan untuk menilai kinerja penerjemahan dan mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki.
- Mengumpulkan feedback dari peserta pertemuan mengenai kualitas layanan penerjemahan.
- Laporan:
- Penerjemah menyusun laporan singkat mengenai pengalaman dan tantangan selama pertemuan.
- Penyelenggara pertemuan menyusun laporan lengkap mengenai pelaksanaan pertemuan, termasuk aspek penerjemahan.
- Perbaikan Berkelanjutan:
- Menggunakan hasil evaluasi dan feedback untuk meningkatkan kualitas layanan penerjemahan di pertemuan-pertemuan mendatang.
- Menyediakan pelatihan tambahan bagi penerjemah jika diperlukan untuk meningkatkan kompetensi dan kinerja.
Dengan mengikuti SOP ini, diharapkan layanan penerjemahan oral Inggris – Indonesia atau sebaliknya dapat berlangsung dengan lancar, akurat, dan profesional, serta memenuhi kebutuhan komunikasi di setiap pertemuan dengan rekan bisnis yang diadakan.