Menyediakan penerjemah dan komunikator untuk rapat bisnis yang melibatkan mitra atau klien asing.
Fungsi Jabatan
Membantu dalam negosiasi, presentasi, dan diskusi bisnis dengan Bahasa Inggris ke Indonesia atau sebaliknya, memastikan bahwa semua pihak memahami konteks dan isi pembicaraan dengan jelas.
Standar Prosedur Operasional
- Tujuan
Memastikan semua pihak dalam rapat bisnis memahami konteks dan isi pembicaraan dengan jelas, sehingga dapat membantu dalam negosiasi, presentasi, dan diskusi bisnis yang melibatkan mitra atau klien asing.
- Tanggung Jawab Utama
- Penerjemah Oral: Melakukan penerjemahan simultan atau konsekutif dari Bahasa Inggris ke Bahasa Indonesia atau sebaliknya selama rapat bisnis berlangsung.
- Penyelenggara Rapat: Menyediakan informasi lengkap mengenai agenda rapat dan materi yang akan dibahas, serta fasilitas dan peralatan yang diperlukan untuk mendukung penerjemahan.
- Peserta Rapat: Menggunakan layanan penerjemahan dengan mengikuti petunjuk dan arahan dari penerjemah dan penyelenggara rapat.
- Prosedur Teknis
Persiapan Sebelum Rapat
- Pengumpulan Informasi:
- Penyelenggara rapat mengumpulkan informasi lengkap mengenai rapat, termasuk agenda, daftar peserta, dan materi presentasi.
- Informasi tersebut diserahkan kepada penerjemah setidaknya satu minggu sebelum rapat berlangsung.
- Briefing Penerjemah:
- Melakukan briefing dengan penerjemah untuk menjelaskan detail rapat, tujuan, dan istilah-istilah khusus yang mungkin digunakan.
- Penerjemah melakukan riset tambahan jika diperlukan untuk memahami konteks dan materi rapat.
- Pengecekan Peralatan:
- Penyelenggara rapat memastikan ketersediaan dan berfungsinya peralatan penerjemahan, seperti headset, mikrofon, dan sistem audio.
- Penerjemah melakukan tes peralatan setidaknya satu hari sebelum rapat untuk memastikan semuanya berfungsi dengan baik.
Saat Rapat Berlangsung
- Penerjemahan Simultan:
- Penerjemah bekerja dengan menggunakan headset dan mikrofon.
- Penerjemah mendengarkan pembicara dan secara simultan menerjemahkan ucapan mereka ke dalam bahasa target.
- Peserta rapat menggunakan headset untuk mendengarkan terjemahan.
- Penerjemahan Konsekutif:
- Penerjemah berada di dekat pembicara dan mendengarkan ucapan mereka dalam segmen-segmen singkat.
- Setelah pembicara berhenti, penerjemah menyampaikan terjemahan dalam bahasa target.
- Proses ini berulang sepanjang sesi rapat.
- Manajemen Waktu:
- Penerjemah menjaga waktu penerjemahan agar sesuai dengan durasi yang ditetapkan oleh penyelenggara rapat.
- Penerjemah bekerja sama dengan pembicara dan moderator untuk memastikan kelancaran alur rapat.
Setelah Rapat
- Evaluasi:
- Penyelenggara rapat dan penerjemah melakukan evaluasi pasca rapat untuk menilai kinerja penerjemahan dan mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki.
- Mengumpulkan feedback dari peserta rapat mengenai kualitas layanan penerjemahan.
- Laporan:
- Penerjemah menyusun laporan singkat mengenai pengalaman dan tantangan selama rapat.
- Penyelenggara rapat menyusun laporan lengkap mengenai pelaksanaan rapat, termasuk aspek penerjemahan.
- Perbaikan Berkelanjutan:
- Menggunakan hasil evaluasi dan feedback untuk meningkatkan kualitas layanan penerjemahan di rapat-rapat bisnis mendatang.
- Menyediakan pelatihan tambahan bagi penerjemah jika diperlukan untuk meningkatkan kompetensi dan kinerja.
Dengan mengikuti SOP ini, diharapkan layanan penerjemahan oral Inggris – Indonesia atau sebaliknya dapat berlangsung dengan lancar, akurat, dan profesional, serta memenuhi kebutuhan komunikasi di setiap rapat bisnis yang diadakan.